Wie man ein Kündigungsschreiben verfasst: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2025
Die Erstellung eines Kündigungsschreibens kann einschüchternd wirken, muss es aber nicht. Ein gutes Kündigungsschreiben ist einfach, klar und respektvoll. Es hilft Ihnen, Ihr Arbeitsverhältnis in positiven Bahnen zu beenden und die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen zu halten.
Viele Arbeitnehmer überlegen, ihren Job zu kündigen. Tatsächlich zeigen Umfragen, dass etwa die Hälfte aller US-Arbeitnehmer ihren aktuellen Arbeitsplatz verlassen möchte. Doch wenn es an der Zeit ist, tatsächlich zu kündigen, eilen viele Menschen ihr Kündigungsschreiben durch oder überlegen sich nicht viel dabei.
Ich habe im Laufe der Jahre Kollegen und Freunden geholfen, ihre Kündigungsschreiben zu entwerfen, und das größte Muster, das ich sehe, ist, dass die Leute entweder zu viel darüber nachdenken oder gar nicht. Ihr Kündigungsschreiben ist Ihre Chance, die Dinge gut mit Ihrem Arbeitgeber zu beenden. Es zeigt, dass Sie professionell sind, und hilft, gute Beziehungen zu Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen zu erhalten. Laut Karriereexperten bei LHH kann ein Abschied auf hohem Niveau sogar die Tür für eine spätere Rückkehr offen halten, da viele Arbeitgeber heute „Boomerang-Mitarbeiter" schätzen, die über vorherige Erfahrungen und kulturelles Verständnis verfügen.
Was macht ein gutes Kündigungsschreiben aus?
Die besten Kündigungsschreiben teilen drei Schlüsseleigenschaften: Sie sind formell, einfach und kurz. Wie von Rezi AI Karriereexperten angemerkt, sind die effektivsten Kündigungsschreiben formell, einfach und prägnant. Sie müssen nicht viel Zeit damit verbringen zu erklären, warum Sie kündigen. Eine kurze, klare Botschaft funktioniert viel besser.
Hier ist, was jedes gute Kündigungsschreiben enthält:
- Eine klare Aussage, dass Sie kündigen
- Ihr letzter Arbeitstag
- Ein Dank an Ihren Arbeitgeber
- Ein professioneller Abschluss
Das ist alles. Sie können weitere Details hinzufügen, wenn Sie möchten, aber diese vier Punkte sind alles, was Sie wirklich brauchen.
Wichtiger Tipp: Übergeben Sie Ihr Kündigungsschreiben Ihrem Vorgesetzten niemals, ohne vorher mit ihm gesprochen zu haben. Es ist viel besser, Ihrem Manager persönlich mitzuteilen, dass Sie kündigen. Anschließend können Sie Ihr schriftliches Schreiben folgen lassen.
Einfache Beispiele für Kündigungsschreiben
Schauen wir uns einige Beispiele für effektive Kündigungsschreiben an. Diese zeigen Ihnen genau, was Sie in verschiedenen Situationen schreiben sollten. Professionelle Karrieredienstleister wie Michael Page betonen, dass das Verfassen eines klaren, höflichen Kündigungsschreibens die Grundlage für einen positiven Abschied bildet.
Basis-Kündigungsschreiben
John Smith
Chicago, Illinois
555-123-4567
johnsmith@email.com
15. März 2025
ABC Company
Sehr geehrte Frau Johnson,
hiermit kündige ich meine Stelle als Marketing-Assistent bei der ABC Company. Mein letzter Arbeitstag wird der 29. März 2025 sein.
Ich danke für die Möglichkeiten, die ich während meiner Zeit hier hatte, zu wachsen und zu lernen. Ich schätze Ihre Unterstützung und Führung.
Bitte lassen Sie mich wissen, wie ich diesen Übergang reibungslos gestalten kann. Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen in Zukunft viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen,
John Smith
Formelles Kündigungsschreiben
John Smith
Chicago, Illinois
555-123-4567
johnsmith@email.com
15. März 2025
ABC Company
Sehr geehrte Frau Johnson,
bitte betrachten Sie dieses Schreiben als meine formelle Kündigung meiner Position als Marketing-Assistent bei der ABC Company, wirksam zum 29. März 2025.
Ich schätze die Gelegenheit, in den letzten zwei Jahren für die ABC Company zu arbeiten, und bin dankbar für die Unterstützung des Teams.
Ich helfe gerne dabei, meinen Nachfolger einzuarbeiten und sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.
Mit freundlichen Grüßen,
John Smith
Kündigung mit einer Monatsfrist
John Smith
Chicago, Illinois
555-123-4567
johnsmith@email.com
15. März 2025
ABC Company
Sehr geehrte Frau Johnson,
hiermit kündige ich meine Position als Marketing-Assistent bei der ABC Company, wirksam einen Monat ab heute, am 15. April 2025.
Die Erfahrungen und Möglichkeiten während meiner Zeit hier waren sehr wertvoll. Ich bin dankbar für das berufliche Wachstum und die Chance, zum Erfolg der ABC Company beizutragen.
Bitte lassen Sie mich wissen, wie ich das Team am besten bei der Suche nach einem Nachfolger unterstützen und einen reibungslosen Übergang gewährleisten kann.
Mit freundlichen Grüßen,
John Smith
Wenn Sie schnell gehen müssen
Manchmal müssen Sie mit sehr kurzer Frist kündigen. Das ist nicht ideal, aber das Leben passiert. Wenn Sie schnell gehen müssen, seien Sie ehrlich darüber, warum, und entschuldigen Sie sich für die kurze Frist.
Beispiel für eine 24-Stunden-Kündigung
John Smith
Chicago, Illinois
555-123-4567
johnsmith@email.com
15. März 2025
ABC Company
Sehr geehrte Frau Johnson,
hiermit kündige ich, wirksam morgen, am 16. März 2025. Aufgrund unerwarteter Umstände muss ich kündigen. Ich entschuldige mich aufrichtig für die kurze Frist.
Vielen Dank für die Unterstützung und die Möglichkeiten, die ich während meiner Zeit hier erhalten habe. Ich schätze das sehr und werde die Erfahrung bei der ABC Company immer dankbar in Erinnerung behalten.
Obwohl der Zeitrahmen begrenzt ist, helfe ich gerne bei dem Übergang, insofern es mir möglich ist.
Mit freundlichen Grüßen,
John Smith
Abschiedsgründe und passende Formulierungen
Sie müssen in Ihrem Abschiedsbrief nicht zwingend erklären, warum Sie gehen. Manchmal hilft es jedoch, einen kurzen, allgemeinen Grund anzugeben. Dies trägt dazu bei, gute Beziehungen zu pflegen und Ihrem Arbeitgeber konstruktives Feedback zu geben.
Neue Jobchance
Sehr geehrte Frau Johnson,
bitte nehmen Sie diesen Brief als formale Ankündigung meiner Kündigung aus meiner Position als Marketing-Assistent bei der ABC Company entgegen. Mein letzter Arbeitstag wird der 29. März 2025 sein.
Es hat sich eine neue Möglichkeit ergeben, die mit meinen langfristigen Karrierezielen übereinstimmt. Diese Entscheidung fiel mir schwer, da ich meine Zeit bei der ABC Company sehr geschätzt habe.
Ich bin Ihnen und dem Team außerordentlich dankbar für die beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten, die erworbenen Fähigkeiten und die Unterstützung, die ich erhalten habe. Besonders danke ich für die Chance, an der Markteinführung des neuen Produkts mitzuwirken.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung und Ihr Verständnis. Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen,
John Smith
Karriereziele nicht im Einklang
Sehr geehrte Frau Johnson,
hiermit kündige ich formell meine Position als Marketing-Assistent bei der ABC Company, wirksam zum 29. März 2025.
Nach reiflicher Überlegung habe ich entschieden, dass meine Karriereziele nicht vollständig mit der aktuellen Ausrichtung der Stelle übereinstimmen. Obwohl ich die Möglichkeiten, die ich bei der ABC Company erhalten habe, sehr zu schätzen weiß, bin ich der Ansicht, dass es an der Zeit ist, einen Weg einzuschlagen, der meinen langfristigen Zielen besser entspricht.
Bitte beachten Sie, dass diese Entscheidung nicht leichtfertig getroffen wurde. Ich stehe gerne für weitere Details in einem Austrittsgespräch zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihr Verständnis. Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen weiterhin viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen,
John Smith
Ruhestand
Sehr geehrte Frau Johnson,
hiermit kündige ich meine Position als Marketing-Assistent bei der ABC Company. Mein letzter Arbeitstag wird der 29. März 2025 sein.
Nach einer erfüllenden Zeit von 10 Jahren habe ich mich entschieden, in den Ruhestand zu gehen. Ich bin dankbar für die Möglichkeiten und Erfahrungen, die ich hier gesammelt habe, insbesondere für die Zusammenarbeit mit einem so großartigen Team.
Falls ich etwas tun kann, um den Übergang zu erleichtern, lassen Sie es mich bitte wissen.
Vielen Dank für alles. Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen weiterhin viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen,
John Smith
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So schreiben Sie Ihren Abschiedsbrief
Lassen Sie uns nun genau aufschlüsseln, wie Sie Schritt für Schritt einen Abschiedsbrief verfassen. Das Mānoa Career Center bietet hervorragende Anleitung zu diesem Prozess.
Schritt 1: Fügen Sie Ihre Kontaktdaten hinzu
Beginnen Sie ganz oben mit Ihren Kontaktdaten:
- Ihr vollständiger Name
- Ihre Stadt und Ihr Bundesstaat
- Ihre Telefonnummer
- Ihre E-Mail-Adresse
- Das Datum
- Der Firmenname
Schritt 2: Adressieren Sie Ihren Vorgesetzten
Adressieren Sie Ihren Brief an Ihren direkten Vorgesetzten. Verwenden Sie deren Namen:
- Sehr geehrter Herr Brown
- Sehr geehrte Frau Wilson
- Liebe Sarah (wenn Ihr Arbeitsplatz eher informell ist)
Im Zweifel bleiben Sie formell und verwenden Sie den Nachnamen.
Schritt 3: Erklären Sie Ihre Kündigung klar
Hier stolpern die meisten Menschen am häufigsten. Manche schreiben drei Absätze, bevor sie auf den Punkt kommen, und bis dahin ist der Vorgesetzte verwirrt, ob es sich um ein Beschwerde- oder ein Kündigungsschreiben handelt. Der erste Absatz sollte klarstellen, dass Sie kündigen und wann Ihr letzter Arbeitstag sein wird. Hier sind einige Beispiele:
- „Hiermit informiere ich Sie über meine Kündigung, wirksam zum [Datum]."
- „Bitte nehmen Sie diesen Brief als meine formale Kündigung aus meiner Position als [Jobtitel] bei [Firma] entgegen. Mein letzter Arbeitstag wird der [Datum] sein."
- „Nach reiflicher Überlegung kündige ich hiermit meine Position bei [Firma], wirksam zum [Datum]."
Stellen Sie sicher, dass Ihr letzter Arbeitstag genügend Kündigungsfrist gemäß Ihrem Vertrag vorsieht. Zwei Wochen sind in den meisten Jobs Standard.
Schritt 4: Nennen Sie einen Grund (optional)
Sie müssen nicht erklären, warum Sie gehen, aber Sie können es tun, wenn Sie möchten. Halten Sie es kurz und positiv:
- „Ich habe mich entschieden, eine Gelegenheit zu verfolgen, die mit meinen Karrierezielen übereinstimmt."
- „Aufgrund familiärer Umstände muss ich umziehen."
- „Ich kehre an die Universität zurück, um meine Ausbildung fortzusetzen."
Gehen Sie nicht zu sehr ins Detail. Speichern Sie die vollständige Erklärung für das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten auf.
Schritt 5: Drücken Sie Dankbarkeit aus
Danken Sie Ihrem Arbeitgeber für die Möglichkeiten, die Sie hatten. Dies ist wichtig, auch wenn Sie Ihren Job nicht geliebt haben – und glauben Sie mir, manchmal kann sich das unaufrichtig anfühlen. Aber ich habe gesehen, wie Leute diesen Schritt überspringen und später bereuen, als sie eine Referenz benötigten. Ein einfaches „Danke" kostet nichts und zahlt sich aus.
Beispiele:
- „Ich bin dankbar für die Entwicklungsmöglichkeiten während meiner Zeit hier."
- „Ich schätze die Unterstützung und Anleitung, die Sie mir gegeben haben."
- „Vielen Dank für die wertvolle Erfahrung und berufliche Entwicklung."
Schritt 6: Bieten Sie Hilfe beim Übergang an
Zeigen Sie, dass Sie die Dinge in gutem Zustand hinterlassen möchten:
- „Bitte lassen Sie mich wissen, wie ich den Übergangsprozess unterstützen kann."
- „Ich helfe gerne bei der Einarbeitung meines Nachfolgers."
- „Ich werde alles tun, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen."
Schritt 7: Schließen Sie professionell ab
Beenden Sie den Brief mit einem professionellen Gruß:
- Mit freundlichen Grüßen,
- Beste Grüße,
- Mit Dankbarkeit,
Und unterschreiben Sie Ihren Namen.
Was Sie NICHT in Ihren Abschiedsbrief aufnehmen sollten
Ihr Abschiedsbrief ist nicht der Ort, um sich zu beschweren oder negatives Feedback zu teilen. Hier sind Dinge, die Sie vermeiden sollten:
Nicht einfügen:
- Beschwerden über Ihren Vorgesetzten oder Kollegen
- Detaillierte Erklärungen von Problemen am Arbeitsplatz
- Negative Kommentare über das Unternehmen
- Vertrauliche Informationen
- Forderungen oder Ultimaten
Denken Sie daran, dass Ihr Abschiedsbrief in Ihrer Personalakte aufbewahrt und von mehreren Personen gelesen werden kann. Halten Sie ihn professionell und positiv.
Häufige Fehler bei Abschiedsbriefen
Hier sind einige Fehler, die Menschen häufig beim Verfassen von Abschiedsbriefen machen:
| Fehler | Warum es schlecht ist | Besserer Ansatz |
|---|---|---|
| Zu emotional | Wirkt unprofessionell | Bleiben Sie ruhig und sachlich |
| Nicht genug Kündigungsfrist | Verbrennt Brücken | Prüfen Sie Ihren Vertrag und geben Sie die angemessene Frist |
| Zu detailliert | Kann Probleme verursachen | Halten Sie Erklärungen kurz |
| Schlechte Grammatik/Rechtschreibung | Wirkt nachlässig | Überprüfen Sie den Brief immer vor dem Absenden |
Zu emotional
Selbst wenn Sie wütend oder verärgert sind, halten Sie Ihren Brief professionell. Ich habe einmal den Entwurf eines Abschiedsbriefes eines Kollegen überprüft, der im Wesentlichen ein zweiseitiger Wutanfall über ihren Vorgesetzten war. Es fühlte sich zwar kathartisch an, es zu schreiben – aber wir haben es auf vier professionelle Sätze gekürzt, und dieser Kollege erhielt später eine glänzende Referenz von genau demselben Vorgesetzten. Bewahren Sie Ihre Gefühle für private Gespräche auf.
Nicht genug Kündigungsfrist einhalten
Prüfen Sie Ihren Vertrag, um zu sehen, wie viel Kündigungsfrist Sie einhalten müssen. Zwei Wochen sind Standard, aber einige Jobs erfordern mehr.
Zu detailliert
Sie müssen nicht jeden Grund für Ihren Weggang erklären. Halten Sie es einfach.
Das Korrekturlesen vergessen
Rechtschreib- und Grammatikfehler lassen Sie unprofessionell wirken. Überprüfen Sie Ihren Brief immer vor dem Absenden.
Besondere Situationen
Manchmal ist es notwendig, unter besonderen Umständen zu kündigen. So gehen Sie damit um:
Gesundheitsgründe
„Aus gesundheitlichen Gründen halte ich es für notwendig, zu kündigen, um mich auf mein Wohlbefinden zu konzentrieren."
Sie müssen keine spezifischen gesundheitlichen Details nennen.
Familienverpflichtungen
„Ich kündige, um mich verstärkt um familiäre Verpflichtungen zu kümmern, die sich kürzlich erhöht haben."
Rückkehr an die Schule
„Ich trete zurück, um mich auf meine weitere Ausbildung und persönliche Entwicklung zu konzentrieren."
Umzug
„Ich kündige aufgrund des Umzugs meiner Familie in eine andere Stadt."
Tipps für einen reibungslosen Kündigungsprozess
Bevor Sie Ihr Kündigungsschreiben verfassen:
- Denken Sie gründlich nach – Stellen Sie sicher, dass Sie wirklich kündigen möchten.
- Prüfen Sie Ihren Vertrag – Klären Sie, wie lange die Kündigungsfrist beträgt.
- Planen Sie das Gespräch – Üben Sie im Voraus, was Sie Ihrem Vorgesetzten sagen werden.
- Bereiten Sie sich auf Fragen vor – Ihr Vorgesetzter könnte fragen, warum Sie gehen.
Nach dem Einreichen Ihres Schreibens:
- Bleiben Sie professionell – Arbeiten Sie bis zu Ihrem letzten Tag engagiert weiter.
- Schulen Sie Ihren Nachfolger – Unterstützen Sie die Person, die Ihre Aufgaben übernimmt.
- Beenden Sie Ihre Projekte – Hinterlassen Sie so weit wie möglich keine offenen Aufgaben.
- Verabschieden Sie sich ordnungsgemäß – Bedanken Sie sich bei Ihren Kollegen und pflegen Sie die Beziehungen.
Beispiel für eine E-Mail zur Kündigung
Falls Sie Ihre Kündigung per E-Mail versenden müssen, können Sie dasselbe Format verwenden. Fügen Sie lediglich eine klare Betreffzeile hinzu, wie zum Beispiel:
- „Kündigung – [Ihr Name]"
- „Kündigungshinweis – [Ihr Name]"
- „Kündigungsschreiben – [Ihr Name]"
Für detailliertere Vorlagen und Beispiele können Sie auch Ressourcen von BeamJobs prüfen, die umfassende Beispiele für verschiedene Situationen und Austrittsdaten bereitstellen.
Abschließende Gedanken
Das Verfassen eines Kündigungsschreibens muss nicht kompliziert sein. Der Schlüssel liegt darin, es einfach, professionell und positiv zu halten. Denken Sie daran:
- Machen Sie Ihren letzten Arbeitstag klar.
- Bedanken Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber.
- Bieten Sie Hilfe bei der Übergabe an.
- Halten Sie es kurz und professionell.
Ein gut verfasstes Kündigungsschreiben hilft Ihnen, in guten Beziehungen zu gehen und wichtige berufliche Kontakte zu pflegen. Diese Verbindungen können für Ihre zukünftige Karriere wertvoll sein. Für zusätzliche professionelle Vorlagen und Anleitung bieten Ressourcen wie Randstad umfassende Vorlagen für verschiedene Situationen an.
Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Kündigungsschreiben – selbst fünfzehn Minuten sorgfältigen Schreibens können einen echten Unterschied machen. In meiner Erfahrung sind es nicht die Leute mit den ausgefeiltesten Schreiben, die den besten Eindruck hinterlassen, sondern diejenigen, die es kurz, aufrichtig und höflich halten. Ihre zukünftige Version wird Ihnen dankbar sein, diesen kleinen Schritt ernst genommen zu haben.
Häufig gestellte Fragen
F: Wie viel Vorlaufzeit sollte ich einhalten? A: Zwei Wochen sind der Standard, prüfen Sie jedoch unbedingt Ihren Vertrag. Bei einigen Positionen ist eine längere Kündigungsfrist erforderlich.
F: Sollte ich meinen Kollegen vor meinem Chef Bescheid geben? A: Nein, informieren Sie immer zuerst Ihren Vorgesetzten.
F: Kann ich per E-Mail kündigen? A: Es ist besser, persönlich zu kündigen und dies anschließend schriftlich zu bestätigen. In manchen Situationen ist eine Kündigung per E-Mail jedoch akzeptabel.
F: Was passiert, wenn mein Chef mich bitten bleibt? A: Seien Sie auf diese Möglichkeit vorbereitet. Überlegen Sie im Voraus, ob Sie in Erwägung ziehen würden, zu bleiben, und was dies von Ihnen erfordern würde.
F: Sollte ich Feedback zu Problemen am Arbeitsplatz geben? A: Bewahren Sie detailliertes Feedback für Ihr Austrittsgespräch auf, nicht für Ihr Kündigungsschreiben.