推薦状の作成を依頼された場合、光栄に思う反面、緊張することもあるでしょう。強力な推薦状を書くことは、誰かが夢の職業に就いたり、志望校に合格したりするのを支える、非常に価値あるスキルです。このガイドでは、実際に違いを生む強力な推薦状を作成するために必要なすべてを学びます。
推薦状は、単に「一緒に働きやすい人だ」と述べる以上のものです。Coursera の包括的なガイドによると、推薦状とは、申請者が何を求めているに値する理由を具体的な例とともに示す公式文書です。自分とその人との経験に基づいた具体的なエピソードを用いて、その人の優れた資質を物語るように語るものだと捉えてください。
推薦状の書き方を上手に習得することは、その人のキャリアや教育の進展を大きく助けることになります。Elite Writings の指摘によると、これらの推薦状は、スキル、実績、そして人柄に対する強力な推薦として、キャリアを前進させるための「黄金の切符」になり得ます。
雇用主や学校は数百もの申請を受け取ります。多くの候補者は書類上では似たり寄ったりです。よく書かれた推薦状は、以下のような点を示すことで、その人を際立たせます：
Kickresume の詳細なガイドによると、推薦状を作成する必要がある状況はいくつかあります：
学生向け：
従業員向け：
各タイプには若干異なる焦点が必要ですが、基本的な構造は同じです。
書き始める前に、依頼者から以下の情報を入手してください。
これらの情報を揃えることで、雇用主や学校が求める要件に合致した推薦状を作成することが可能になります。
Indeed の専門家のアドバイス によると、説得力のある推薦状には以下の 5 つの主要な要素が必要です。
最初の段落では、明確に以下の点を述べるべきです。
例：「ABC コーポレーションにおいて、私は Sarah Johnson を 2 年間直接指導する上司として務めました。彼女は常に目標を達成する能力を備えており、私は Sarah Johnson を貴社のマーケティングマネージャー職に推薦することを心から嬉しく思います。」
ここで推薦状の真価が発揮されます。Grammarly は、推薦状では候補者がその職位にふさわしい理由を裏付けるために、逸話や具体例を用いるべきだと強調しています。「勤勉である」と述べるだけでなく、それを裏付ける物語を語ってください。
弱い例： 「ジョンは非常に組織的である。」
強い例： 「チームが主要プロジェクトの厳しい納期に直面した際、ジョンは詳細なタイムラインを作成し、2 日早く完了させることができました。彼の綿密な計画により、会社は急ぎ料として 15,000 ドルを節約しました。」
強調するスキルは、その職位が求めているものと一致させるようにしてください。リーダーシップの役割に応募している場合は、チームを率いた事例を語り、クリエイティブな職位の場合は、革新的な思考の具体例を共有してください。
効果的な推薦状の書き方を学ぶことは、以下のミステイクを避けることを意味します。
単に良い資質を列挙するだけでは不十分です。「信頼できる」や「賢い」と言うのは誰でもできます。代わりに、具体的な物語を使用してください。
推薦状は 1 ページに収めましょう。忙しい採用担当者は長い推薦状を読む時間を持っていません。
「〜と思う」や「もしかしたら」といった曖昧な表現は避け、推薦に対して自信を持ってください。
スペルや文法のミスは、推薦者自身の誠実さを疑わせ、推薦する人の評価を損なう原因となります。
Divino Solutions は、適切なテンプレートを使えば白紙から始める必要がなく、すぐに使える構造が得られると強調しています。以下に実用的なテンプレートを示します。
| セクション | 内容 |
|---|---|
| ヘッダー | 推薦者の連絡先情報と日付 |
| 宛先情報 | 採用担当者または入学審査委員会の名前と会社/学校の詳細 |
| 挨拶 | 「[名前] 様」または「関係各位」 |
| 導入 | 候補者との関係性 |
| 本文（2〜3 段落） | 具体的な事例と成果 |
| 結論 | 強力な推薦と連絡先の提供 |
| 署名 | 専門的な結びと署名 |
[日付]
[宛先名]
[役職]
[会社/学校名]
[住所]
[採用担当者/入学審査委員会] 様
私は、[組織名] における [職位/プログラム] への [候補者名] の推薦を目的として本状を書きます。私は [期間] にわたり、[あなたとの関係] として [候補者名] と一緒に働いており、彼/彼女が貴社の [チーム/プログラム] に素晴らしい貢献をしてくれると確信しています。
一緒に働いている間、[候補者名] は一貫して [2〜3 の主要な資質] を示しました。例えば、[これらの資質が実際に発揮された具体的な事例] です。これにより、[肯定的な結果] がもたらされました。
[候補者名] を際立たせているのは [独自の強み] です。[状況] において、彼/彼女は [行った行動] を取り、[肯定的な結果] を導きました。これは、[その職位に必要なスキル] に対する能力を示しています。
私は、[候補者名] をこの機会に強く推薦します。彼/彼女にはこの役割で成功するためのスキルと人格があります。追加情報が必要であれば、[電話番号] または [メールアドレス] までお気軽にご連絡ください。
敬具、
[あなたの署名]
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[あなたの組織]
Wordvice の大学院ガイド によると、大学や研修プログラムは成績だけでなく、候補者の誠実さと将来の可能性を示す証拠も重視します。重点を置くべき点は以下の通りです：
強調すべき点は：
G2 の専門家のアドバイス によれば、推薦状の作成を依頼されたものの、その人について肯定的な評価ができない場合は、依頼を断る方が賢明です。以下のような場合には推薦状の作成を断るべきです：
その人のチャンスを損なうような弱腰な推薦状を書くよりも、潔く断る方が良いでしょう。
本当に信じる内容のみを記載してください。誇張や嘘は避けてください。
可能であれば、数値、日付、具体的な事例を使用してください。
弱点ではなく、強みに焦点を当ててください。
適切なビジネスレターの形式と、プロフェッショナルな言葉遣いを使用してください。
追加で必要なものがないか確認し、結果について知らせてくれるよう依頼してください。
人々を本当に支援する推薦状を書くためには、以下の重要なポイントを心に留めておきましょう：
推薦状を書くことは、他者の成功を支える貴重なスキルです。思いやりと詳細を込めて推薦状を書く時間を割くことは、相手にとって将来のための強力なツールを提供することになります。学生が夢の学校に入学するのを手伝う也罢、同僚が次の職場に就くのを支援する也罢、あなたの言葉が成功と失望の分かれ目となる可能性があります。
覚えておいてください。最も優れた推薦状は物語を語るものです。単に資質を列挙するのではなく、具体的な事例を通じてその資質がどのように発揮されたかを示すのです。このように推薦状の書き方を学ぶことで、人々が目標を達成するのを真に支援する文書を作成できます。