قد تبدو عملية كتابة خطاب الاستقالة مخيفة للبعض، لكنها في الواقع لا يجب أن تكون كذلك. الخطاب الجيد يتميز بالبساطة والوضوح والاحترام، وهو ما يساعدك على مغادرة وظيفتك مع الحفاظ على علاقات إيجابية، ويضمن بقاء الباب مفتوحًا أمام فرص مستقبلية.
كثير من الموظفين يفكرون في ترك وظائفهم الحالية. بل إن الاستطلاعات تشير إلى أن نحو نصف العاملين في الولايات المتحدة يرغبون في تغيير وظائفهم. ومع ذلك، عندما يحين وقت الاستقالة الفعلي، يندفع الكثيرون لكتابة الخطاب دون تفكير كافٍ، أو يهملون هذه الخطوة تمامًا.
على مر السنين، ساعدت زملائي وأصدقائي في صياغة خطابات استقالتهم، ولاحظت نمطًا متكررًا: إما أن يبالغ الناس في التفكير، أو لا يفكرون من الأساس. إن خطاب الاستقالة هو فرصتك لإنهاء العلاقة مع صاحب العمل بشكل جيد؛ فهو يعكس احترافيتك ويساعد في الحفاظ على علاقات طيبة مع مديرك وزملائك. وفقًا لخبراء التوظيف في LHH، فإن المغادرة بنبرة إيجابية قد تفتح الباب للعودة في المستقبل، إذ إن العديد من أرباب العمل يقدّرون اليوم "الموظفين المتراجعين" (Boomerang employees) الذين يعودون بخبرة سابقة وفهم عميق للثقافة المؤسسية.
تتمتع أفضل خطابات الاستقالة بثلاث خصائص أساسية: أنها رسمية، وبسيطة، وموجزة. كما يشير خبراء الوظائف في Rezi AI، فإن أكثر خطابات الاستقالة فعالية هي تلك التي تلتزم بهذه المعايير. لا داعي لكتابة صفحات تشرح فيها أسباب استقالتك؛ فالرسالة القصيرة والواضحة هي الأكثر تأثيرًا.
إليك العناصر الأساسية التي يجب أن يتضمنها أي خطاب استقالة جيد:
هذا كل ما تحتاجه. يمكنك إضافة تفاصيل إضافية إذا رغبت، لكن هذه العناصر الأربعة هي جوهر الخطاب.
نصيحة مهمة: لا تقدم خطاب الاستقالة لمديرك مباشرة دون التحدث إليه مسبقًا. الأفضل دائمًا هو إخبار مديرك وجهًا لوجه بقرار استقالتك، ثم تتابع ذلك بخطاب مكتوب رسمي.
لنلقِ نظرة على بعض نماذج خطابات الاستقالة الفعالة. توضح هذه الأمثلة بالضبط ما يجب كتابته في مختلف المواقف. وتؤكد خدمات التوظيف المهنية مثل Michael Page أن كتابة خطاب استقالة واضح ومهذب تضع أساسًا لمغادرة إيجابية واحترافية.
جون سميث
شيكاغو، إلينوي
555-123-4567
johnsmith@email.com
15 مارس 2025
شركة ABC
السيدة جونسون المحترمة،
أكتب إليكم لإبلاغكم باستقالتي من وظيفتي كمساعد تسويق في شركة ABC. وسيكون آخر يوم عمل لي هو 29 مارس 2025.
أشكر لكم الفرص التي أتاحت لي للنمو والتعلم خلال فترة وجودي هنا، وأقدر دعمكم وإرشادكم المستمر.
يرجى إخباري بكيفية مساهمتي في جعل فترة الانتقال سلسة. أتمنى لكم ولشركة النجاح والتوفيق في المستقبل.
مع خالص التحية،
جون سميث
جون سميث
شيكاغو، إلينوي
555-123-4567
johnsmith@email.com
15 مارس 2025
شركة ABC
السيدة جونسون المحترمة،
يرجى قبول هذا الخطاب كإشعار رسمي باستقالتي من منصبي كمساعد تسويق في شركة ABC، اعتبارًا من 29 مارس 2025.
أقدر الفرصة للعمل في شركة ABC خلال العامين الماضيين، وأمتن لدعم الفريق المتميز.
سعيد بالمساعدة في تدريب خالفي وضمان سير الأمور بسلاسة خلال فترة الانتقال.
مع خالص التحية،
جون سميث
جون سميث
شيكاغو، إلينوي
555-123-4567
johnsmith@email.com
15 مارس 2025
شركة ABC
السيدة جونسون المحترمة،
أكتب إليكم للإعلان عن استقالتي من منصبي كمساعد تسويق في شركة ABC، اعتبارًا من شهر واحد من تاريخ هذا الخطاب، أي في 15 أبريل 2025.
كانت الخبرات والفرص التي حصلت عليها خلال فترة وجودي هنا ذات قيمة كبيرة. وأنا ممتن للنمو المهني والفرصة التي أتيحت لي للمساهمة في نجاح شركة ABC.
يرجى إخباري بكيفية مساهمتي بأفضل صورة ممكنة في إيجاد بديل للفريق وضمان انتقال سلس.
مع خالص التحية،
جون سميث
في بعض الأحيان، قد تضطر إلى الاستقالة بإشعار قصير جدًا. هذا ليس مثاليًا، لكن ظروف الحياة أحيانًا تفرض ذلك. إذا اضطررت إلى المغادرة بسرعة، كن صادقًا بشأن السبب، واعتذر عن قصر فترة الإشعار.
جون سميث
شيكاغو، إلينوي
555-123-4567
johnsmith@email.com
15 مارس 2025
شركة ABC
السيدة جونسون المحترمة،
أكتب إليكم لإبلاغكم باستقالتي، اعتبارًا من غدًا، 16 مارس 2025. نظرًا لظروف غير متوقعة، يجب عليّ الاستقالة فورًا. وأنا أعتذر بصدق عن قصر فترة الإشعار.
شكرًا لكم على الدعم والفرص التي تلقيتها خلال فترة وجودي هنا. أنا أقدر ذلك حقًا، وسأظل دائمًا ممتنًا للتجربة في شركة ABC.
رغم قصر الإطار الزمني، إلا أنني سعيد بالمساعدة في عملية الانتقال بأي طريقة أستطيع.
مع خالص التحية،
جون سميث
لا يُشترط شرح سبب تركك لوظيفتك في رسالة الاستقالة. ومع ذلك، قد يكون من المفيد في بعض الأحيان تقديم سبب عام وموجز. يمكن أن يساعد ذلك في الحفاظ على علاقات طيبة وتقديم ملاحظات مفيدة لصاحب العمل.
السيدة جونسون المحترمة،
يرجى قبول هذه الرسالة كإشعار رسمي باستقالتي من منصبي كمساعد تسويق في شركة ABC. سيكون آخر يوم لي في العمل هو 29 مارس 2025.
ظهرت فرصة جديدة تتماشى مع أهدافي المهنية طويلة المدى. وقد كان هذا القرار صعبًا للغاية، حيث لقد قدّرت حقًا وقتي هنا في شركة ABC.
أنا ممتن للغاية للفرص التي حصلت عليها في التطوير المهني، والمهارات التي تعلمتها، ودعم كل منكم وفريق العمل. وأنا ممتن بشكل خاص للفرصة التي أتيحت لي للعمل على إطلاق المنتج الجديد.
شكرًا لدعمكم وفهمكم. أتمنى لكم ولشركة كل التوفيق.
مع خالص التحية،
جون سميث
السيدة جونسون المحترمة،
أكتب إليكم للإبلاغ رسميًا باستقالتي من منصبي كمساعد تسويق في شركة ABC، اعتبارًا من 29 مارس 2025.
بعد تفكير عميق، قررت أن أهدافي المهنية لا تتوافق تمامًا مع الاتجاه الحالي لهذا الدور. وعلى الرغم من تقديري للفرص التي مُنحت لي في شركة ABC، إلا أنني أعتقد أنه حان الوقت لي لأتبع مسارًا يتماشى أكثر مع أهدافي طويلة المدى.
يرجى ملاحظة أن هذا القرار لم يُتخذ بسهولة. وسأكون سعيدًا بتقديم مزيد من التفاصيل في مقابلة الخروج.
شكرًا لفهمكم. أتمنى لكم ولشركة استمرار النجاح.
مع خالص التحية،
جون سميث
السيدة جونسون المحترمة،
أكتب إليكم للإعلان عن استقالتي من منصبي كمساعد تسويق في شركة ABC. سيكون آخر يوم لي في العمل هو 29 مارس 2025.
بعد 10 سنوات مُثمرة، قررت الانتقال إلى مرحلة التقاعد. أنا ممتن للفرص والخبرات التي اكتسبتها هنا، خاصة العمل مع فريق رائع مثل هذا.
إذا كان هناك أي شيء يمكنني فعله لتسهيل عملية الانتقال، يرجى إخباري.
شكرًا لكل شيء. أتمنى لكم ولشركة استمرار النجاح.
مع خالص التحية،
جون سميث
الآن دعونا نشرح بالضبط كيفية كتابة رسالة استقالة خطوة بخطوة. يقدم مركز مانونا للمهنة إرشادات ممتازة حول هذه العملية.
ابدأ بمعلومات الاتصال الخاصة بك في الأعلى:
وجّه رسالتك إلى مديرك المباشر. استخدم اسمه:
في حالة الشك، كن رسميًا واستخدم اسم العائلة.
هنا أرى الناس يخطئون أكثر من غيرهم. فالبعض يكتب ثلاثة فقرات قبل الوصول إلى النقطة، وبذلك يكون المدير في حيرة من أمره حول ما إذا كانت رسالة شكوى أم استقالة. يجب أن تذكر الفقرة الأولى بوضوح أنك تستقيل ومتى سيكون آخر يوم لك. إليك بعض الأمثلة:
تأكد من أن تاريخ آخر يوم لك يمنح إشعارًا كافيًا وفقًا لعقدك. أسبوعان هو المعيار في معظم الوظائف.
لا يلزمك شرح سبب تركك، ولكن يمكنك ذلك إذا أردت. اجعله موجزًا وإيجابيًا:
لا تدخل في تفاصيل كثيرة. احتفظ بالشرح الكامل لمناقشتك مع مديرك.
اشكر صاحب العمل على الفرص التي حصلت عليها. هذا مهم حتى لو لم تكن تحب وظيفتك – وأنا أثق، أعرف أن هذا قد يبدو غير صادق أحيانًا. لكنني رأيت أشخاصًا يتخطون هذه الخطوة ويندمون لاحقًا عندما احتاجوا إلى توصية. كلمة "شكرًا" بسيطة لا تكلف شيئًا وتُدرّ أرباحًا.
أمثلة:
أظهر أنك تريد ترك الأمور في حالة جيدة:
انهِ بإغلاق احترافي:
ثم وقّع اسمك.
رسالة الاستقالة ليست المكان للشكوى أو مشاركة التعليقات السلبية. إليك ما يجب تجنبه:
تذكر أن رسالة الاستقالة قد تُحفظ في ملفك وتُقرأ من قبل عدة أشخاص. اجعلها احترافية وإيجابية.
إليك بعض الأخطاء التي يرتكبها الناس غالبًا عند كتابة رسائل الاستقالة:
| الخطأ | لماذا هو سيء | النهج الأفضل |
|---|---|---|
| العاطفية المفرطة | تجعلك تبدو غير محترف | حافظ على الهدوء والواقعية |
| عدم تقديم إشعار كافٍ | يحرق الجسور | راجع عقدك وقدم الإشعار اللازم |
| الإفراط في التفاصيل | قد يخلق مشاكل | اجعل الشرح موجزًا |
| أخطاء في القواعد/الإملاء | تبدو وكأنك غير مهتم | راجع رسالتك دائمًا قبل إرسالها |
حتى لو كنت غاضبًا أو محبطًا، حافظ على احترافية رسالتك. لقد راجعت ذات مرة مسودة رسالة استقالة من زميل كانت عبارة عن صفحة كاملة من الشكوى عن مديره. كان من المريح كتابتها، بالتأكيد – لكننا أعادنا صياغتها إلى أربع جمل احترافية، وبعد ذلك حصل ذلك الزميل على توصية مشرحة من نفس المدير. احتفظ بمشاعرك للمحادثات الخاصة.
راجع عقدك لمعرفة مقدار الإشعار المطلوب منك. أسبوعان هو المعيار، لكن بعض الوظائف تتطلب أكثر.
لا تحتاج إلى شرح كل سبب لتركك. اجعلها بسيطة.
أخطاء الإملاء والقواعد تجعلك تبدو غير محترف. راجع رسالتك دائمًا قبل إرسالها.
أحيانًا تتطلب ظروفك الاستثنائية الاستقالة. إليك كيفية التعامل مع هذه المواقف:
"بسبب ظروف صحية، أجد نفسي مضطرًا للاستقالة للتركيز على صحتي ورفاهيتي."
لا داعي لمشاركة تفاصيل صحية محددة.
"أستقيل لأخصّص وقتًا أكبر للمسؤوليات العائلية التي ازدادت مؤخرًا."
"أستقيل للتركيز على مواصلة تعليمي وتطوير ذاتي."
"أستقيل بسبب انتقال عائلتي إلى مدينة أخرى."
إذا كنت بحاجة إلى إرسال استقالتك عبر البريد الإلكتروني، يمكنك استخدام نفس التنسيق. فقط أضف عنوانًا واضحًا مثل:
لمزيد من القوالب والأمثلة التفصيلية، يمكنك الاطلاع على موارد من BeamJobs التي تقدم أمثلة شاملة لظروف وتواريخ مختلفة للخروج.
كتابة رسالة استقالة لا يجب أن تكون معقدة. المفتاح هو البساطة، الاحترافية، والإيجابية. تذكر:
تساعدك الرسالة الجيدة في الاستقالة على المغادرة بحسن نية والحفاظ على علاقات مهنية مهمة. قد تكون هذه الروابط ذات قيمة لمسيرتك المهنية في المستقبل. للحصول على قوالب إرشادية إضافية، تقدم موارد مثل Randstad قوالب شاملة لمختلف الحالات.
خذ وقتك في كتابة رسالتك؛ حتى خمسة عشر دقيقة من الكتابة بعناية يمكن أن تحدث فرقًا حقيقيًا. ومن خلال خبرتي، فإن الأشخاص الذين يتركون انطباعًا أفضل ليسوا من يملكون رسائل أكثر فخامة، بل هم من يبقونها قصيرة، صادقة، وأنيقة. سيشكرك مستقبلك على أخذ هذه الخطوة الصغيرة على محمل الجد.
س: كم من الإشعار يجب أن أقدم؟ ج: أسبوعان هما المعيار، ولكن يُفضل التحقق من عقدك، إذ قد تتطلب بعض الوظائف فترة إشعار أطول.
س: هل يجب أن أُبلّغ زملائي قبل مديري؟ ج: لا، يجب دائمًا إخبار مديرك أولًا.
س: هل يمكنني الاستقالة عبر البريد الإلكتروني؟ ج: الأفضل هو الاستقالة وجهًا لوجه، يليها رسالة خطية، مع ملاحظة أن البريد الإلكتروني مقبول في بعض الحالات.
س: ماذا لو طلب مني مديري البقاء؟ ج: كن مستعدًا لهذا الاحتمال، وفكّر فيما إذا كنت ستقبل البقاء وماذا يتطلب ذلك من تغييرات.
س: هل يجب أن أقدم ملاحظات حول المشاكل في العمل؟ ج: احتفظ بالملاحظات التفصيلية لمقابلة الخروج، ولا تدرجها في رسالة الاستقالة.